Przydatne wskazówki

List potwierdzający: reguły pisowni, struktura, przykłady

Pin
Send
Share
Send
Send


Za pomocą listu potwierdzającego jedna ze stron może powiadomić drugą z następujących osób:

  • jego zgoda na zawarcie umowy,
  • rozważanie dowolnego problemu
  • podejmowanie decyzji
  • odbiór dokumentów, towarów, pieniędzy itp.

Innymi słowy, istnieje wiele powodów, dla których takie listy kompiluje się w codziennej praktyce firm handlowych.

Po co pisać list

To pytanie jest dość rozsądne, zwłaszcza biorąc pod uwagę różnorodność form nowoczesnej komunikacji. Zasadniczo każdy problem można rozwiązać telefonicznie, przez Skype, a nawet sieci społecznościowe. Po co pisać list?

Pisemna wiadomość jest dowodowa.

W niektórych przypadkach może stać się odpowiednikiem umowy woli lub, na przykład, dokumentu odbioru towaru itp. (w tym przypadku w żadnym wypadku nie zastępuje tych dokumentów, ale je uzupełnia).

Ponadto takie listy pomagają w nawiązywaniu kontaktów biznesowych, tworzą atmosferę zaufania w relacjach między organizacjami, wzmacniają lojalność i podkreślają szczególne podejście do adresata.

Bezpośredni kompilator

W organizacjach obowiązek tworzenia listów potwierdzających spoczywa zwykle na specjalistach / kierownikach departamentów odpowiedzialnych za jedną lub drugą rozwiązaną kwestię, a także na sekretarzu, oficerze personalnym lub prawniku.

Niezależnie od tego, kto będzie zaangażowany w sporządzenie dokumentu, ważne jest, aby ten pracownik dobrze zrozumiał, jak skomponować takie listy, przestrzegać wszystkich zasad i wymagań korespondencji biznesowej.

Główne cechy listu

Jeśli musisz powiadomić kontrahenta o potwierdzeniu faktu z Twojej strony, zalecamy uważne przeczytanie poniższych wskazówek i zapoznanie się z przykładowym dokumentem.

Po pierwsze, powiedzmy, że list potwierdzający nie ma jednolitej formy, więc możesz skomponować go w dowolnej formie lub, jeśli Twoja firma używa jakiegoś własnego szablonu dla tego dokumentu - zgodnie ze swoim modelem.

Dozwolone jest pisanie listu ręcznie (ale we współczesnym świecie ta opcja nie jest powszechna) lub drukowanie na komputerze. Do pisania odpowiedni jest zwykły arkusz papieru o dowolnym dogodnym formacie (lepszy niż A4) i firmowy papier firmowy (druga opcja zapewni dokumentowi większą solidność).

Pisząc list, musisz wziąć pod uwagę kilka ważnych punktów:

  1. wszystkie kwoty muszą być wpisane w liczbach i słowach,
  2. wpisz daty w formacie „dzień-miesiąc-rok”,
  3. dokumenty powinny być oznaczone datą ich przygotowania i numerem.

Jeśli do listu zostaną dołączone dodatkowe dokumenty (zdjęcia, materiały wideo), ich obecność należy również odnotować w tekście listu jako osobny akapit.

List musi zostać podpisany przez nadawcę (osobę, w której imieniu jest napisany) i kierownika firmy, a jeśli organizacja wykorzystuje w swojej działalności stemplowanie produktów do celów papierowych (tj. Znaczków lub pieczęci), list można zweryfikować za ich pomocą.

Kopia listu potwierdzającego jest zwykle jedna - oryginał, który jest zapisany w dzienniku dokumentacji wychodzącej.

Jak napisać list potwierdzający

Tekst listu powinien zawierać szereg standardowych danych:

  • informacje o nadawcy (nazwa organizacji, jej adres, telefon, e-mail),
  • informacje o adresacie (wystarczy wpisać nazwę firmy, jej adres, stanowisko i imię i nazwisko szefa lub innego pracownika, do którego wiadomość jest tutaj wysyłana),
  • numer listu (zgodnie z dziennikiem korespondencji wychodzącej) i datę jego sporządzenia.

Następnie w środku wiersza znajduje się nazwa dokumentu i odwołanie do konkretnego urzędnika (zaczynamy od słowa „Drogi”, następnie imię i patronimikę).

Potem następuje główna część. Obejmuje to informacje o tym, co dokładnie zamierzasz potwierdzić:

  • jeśli chodzi o współpracę, należy dokładnie wskazać, o co chodzi
  • jeśli chodzi o kontrakty i projekty - tutaj należy podać ich nazwę, numer, datę i inne cechy identyfikacyjne,
  • jeżeli potwierdzenie dotyczy odbioru niektórych pozycji inwentarza, ładunku, paczek lub gotówki, wskazane jest, oprócz daty otrzymania, także dokumenty, do których zostały dołączone.

Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej opisana zostanie ta część listu, tym lepiej.

W razie potrzeby list może być poparty odniesieniami do przepisów, regulaminów, dekretów rządowych, jeżeli są one bezpośrednio związane z kwestią omówioną w liście.

Na końcu listu, w zależności od celu napisania, możesz wyrazić życzenie, prośbę, pytanie lub złożyć ciekawą propozycję.


Jak wysłać list

Istnieje kilka sposobów wysłania listu potwierdzającego:

  1. Niezawodny i wystarczająco prosty - aby przekazać wiadomość zwykłą pocztą listem poleconym z powiadomieniem o dostarczeniu. Dlaczego tak W ten sposób nadawca może upewnić się, że jego wiadomość zostanie dostarczona adresatowi, podczas gdy jest tylko jeden minus - nawet w ramach tej samej ugody list może trwać kilka dni lub nawet tygodnia.
  2. Jeśli list jest napisany w formie drukowanej, można go wysłać pocztą elektroniczną (z prośbą o potwierdzenie odczytu) lub faksem.
  3. Ale najskuteczniejsze jest korzystanie z dwóch opcji jednocześnie: na przykład wysyłanie kopii listu pocztą elektroniczną i zwykłą pocztą.

Jak napisać list potwierdzający zatrudnienie danej osoby

Pismo potwierdzające zatrudnienie (zaświadczenie o zatrudnieniu) jest często wymagane, gdy osoba składa wniosek o konto bankowe, ubezpieczenie, kredyt hipoteczny lub nowy czynsz, nową pracę i wszystko to wymaga dokładnej kontroli tożsamości. Istnieje kilka elementów tradycyjnie zawartych w liście potwierdzającym zatrudnienie danej osoby. Czytaj dalej, aby upewnić się, że twoje świadectwo pracy jest kompletne i dokładne.

Przypadki, w których piszą i wysyłają list potwierdzający

List potwierdzający ma wiele innych celów i funkcji.

Wśród popularnych tematów:

  • odbiór zamówienia / płatności,
  • przyjęcie drobnych zmian do porozumień już osiągniętych wcześniej - szczególnie w sektorze usług i turystyki,
  • zgoda na spotkanie (jednocześnie wygodne przypomnienie dla aplikacji do zarządzania czasem).

Głównym celem każdego listu potwierdzającego jest wzajemne porozumienie obu stron w sprawie osiągniętego porozumienia, na jego indywidualnych warunkach. Z reguły wszystkie warunki transakcji (lub inne ustalenia) są wymienione w poprzednich listach na ten sam temat. Wygodnie jest mieć w jednym dokumencie wszystkie negocjowane warunki i niuanse, zwłaszcza podczas długiej korespondencji z wieloma wiadomościami.

List potwierdzający w wielu przypadkach służy również jako jasny i wygodny dowód dla obu stron w sporach na temat „nie zgodziliśmy się!” Nie chodzi nawet o próby nieuczciwej transakcji, ale o drobiazgi, takie jak wyznaczona data i godzina, inne drobne warunki.

Dlaczego komunikat potwierdzający jest naprawdę potrzebny, nawet w oczywistych sytuacjach? Pamiętaj, że po długim zadaniu komputer wesoło informuje właściciela o jego zakończeniu: „Wszystko jest gotowe, kliknij OK, aby kontynuować”. Jest to również forma potwierdzenia, choć ze sfery IT. Taki ledwo zauważalny drobiazg pozwala rozwiać najmniejsze resztki wątpliwości - wszystko jest naprawdę gotowe, nie jest to tylko przerwa w długim procesie. To jest finał, o który zabiegały obie organizacje zamawiające. Potrzebny jest list potwierdzający, tak jak kropka na końcu zdania.

Struktura i zasady pisania listu potwierdzającego

Logo firmy jest obowiązkową częścią formatu „papierowego” potwierdzenia. Oprócz marketingowego elementu logo jest to również znak formalności. Inne niezbędne informacje to pełna nazwa nadawcy i odbiorcy, adresy i numery telefonów.

W sferze elektronicznej wszystko jest celowo uproszczone. Chociaż wiadomości e-mail można uzupełnić papierem firmowym i kolorowymi czcionkami wszystkich odcieni, takie listy nie są zbyt akceptowane wśród biznesmenów i profesjonalistów. Najlepszą opcją jest zwykły tekst bez dodatków. W razie potrzeby pogrubienie, podkreślenie lub kursywa są dozwolone. Jeśli odbiorca znajduje się poza krajami rosyjskojęzycznymi, lepiej jest zmienić cudzysłowy „” na podwójny „” i użyć znaku funta # zamiast symbolu liczby.

Część powitalna

Rosyjskojęzyczny „Drogi ...” po angielsku brzmi jak „Drogi ...”. Chociaż nie jest to dosłowne tłumaczenie, to słowo to jest powszechnie używane w korespondencji.

Jeśli korespondencja trwa już od jakiegoś czasu, jest mało prawdopodobne, aby użyć nadmiernie grzecznego „Pana / Pani”. Lepiej nazwać osobę po imieniu, nie wspominając o nazwisku. Wygląda nieco mniej formalnie, ale w wielu przypadkach jest bardziej ciepły i szczery. Podstawową zasadą jest określenie osoby w taki sposób, w jaki zwróciłoby się do niej podczas rozmowy ustnej lub telefonicznie.

I trochę więcej na temat korespondencji w języku angielskim: Mr./Mrs./Ms. - wyłącznie z wielką literą, w formie skrótu i ​​kropką na jej końcu. Jeśli zwracasz się do nieznanej kobiety o nieznanym stanie cywilnym, powinieneś użyć słowa Pani

Główna część listu potwierdzającego

Dobre litery potwierdzające to zwięzłość i zwięzłość. Nie ma potrzeby ponownego wymieniania warunków - wystarczy potwierdzić wszystkie poprzednie umowy. Sugestie wprowadzające to przesada; szczegóły nie są ważne. W pierwszym zdaniu wskazujemy potwierdzający charakter wiadomości. Być może dla wygody rozmówcy przydatne będą pewne szczegóły - data i godzina wydarzenia, inne warunki, które musi spełnić.

Idealne pierwsze zdanie powinno zaczynać się od tych lub podobnych zwrotów:

  • Chcę potwierdzić ...
  • Ten list potwierdza ...
  • Potwierdzam ...

Jeśli umowa zakłada spełnienie przez klienta dodatkowych warunków / obowiązków, warto o tym pamiętać, nie bojąc się wydawać nużących. Dopuszczalne jest nawet żądanie potwierdzenia „odpowiedzi”.

Ostatnią częścią przed rozstaniem i danymi kontaktowymi jest propozycja swobodnego kontaktu z tobą (lub innym pracownikiem firmy) w przypadku jakichkolwiek nieporozumień. W takich przypadkach warto wyjaśnić numery telefonów i adresy. Dodatkowe zaufanie klientów to właściwy ruch marketingowy.

Ostatnia część

  • Pozdrawiam
  • Pozdrawiam
  • Dziękuję
  • itd.

Długoletni partner biznesowy z pewnością doceni cieplejsze zakończenie, takie jak „Miłego weekendu - tydzień był trudny, ale zawsze miło z tobą porozmawiać”. Długich fraz nie należy pisać - wystarczy delikatna nuta „elektronicznego uścisku dłoni” i życzliwy uśmiech.

Imię wraz z nazwiskiem i pozycją po tej linii. Ostatnim akordem właściwego listu potwierdzającego są dane kontaktowe, nawet jeśli są one już znane partnerowi biznesowemu.

Błędy w pisaniu listu

  1. Oprócz zasad pisania listu potwierdzającego bierzemy pod uwagę główne błędy w jego przygotowaniu:
  2. Nadmierna zażyłość zamiast szczerego entuzjazmu i życzliwości. Zamiast „Drodzy Pan Siergiej Iwanow” dopuszczalne jest powitanie rozmówcy mniej formalnym „Drodzy Pan Siergiej”. Ale nie możesz pochylić się do „Siergieja”.
  3. Ciągły apel do Ciebie z dużą literą. Ci, którzy dużo wiedzą o zawiłościach filologii, uśmiechają się protekcjonalnie z powodu tego powszechnego błędu stylistycznego, a ci, którzy nie znają takich drobiazgów, z reguły nie są ważni.
  4. Wiadomość za długa, nadmierna część wprowadzająca. Wszystkie warunki zostały już wynegocjowane - mówimy tylko o ich potwierdzeniu.
  5. Brak entuzjazmu. Nawet ściśle formalne przesłanie potwierdzające należy rozcieńczyć subtelną manifestacją ciepła. Jeden wykrzyknik po ostatnim „Dziękuję!” Jest w stanie pokazać emocjonalną naturę pisania zwykłego listu. Ostatecznie praca jest bardziej niż kiedykolwiek bliska ukończenia. Jest to korzystne dla Ciebie, w przeciwnym razie dlaczego musiałeś to zrobić?

Uniwersalny szablon listu potwierdzającego

Wygodny szablon na każdą okazję - od potwierdzenia płatności do listu z podziękowaniem z powiadomieniem o zakończeniu transakcji. Nadmiar części można usunąć.

_______ (adres)
Drogi _________,

W tym liście chcę potwierdzić, że nasze umowy w korespondencji są w pełni ważne, a także ______________________.

Przypominam, że aby rozpocząć proces, musisz _______________ do (daty).

W przypadku pytań prosimy o kontakt pod numerami telefonów: (telefon)
Jeszcze raz proszę o potwierdzenie przyjęcia wszystkich warunków.

Pozdrawiam
Imię i nazwisko, stanowisko, nazwa organizacji,
Dane kontaktowe

Potwierdzenie rezerwacji podróży

Należy zwrócić uwagę na szczegół, który jest niezwykle ważny dla całej trasy: kierownik ponownie poprosił o czas przybycia turysty i numer lotu. Dobrym posunięciem marketingowym jest zachowanie „numeru telefonu na wszelki wypadek”. Teraz turysta poczuje się pewniej w nieznanym miejscu.

Potwierdzam tym komunikatem, że Twoja trasa turystyczna jest w pełni zarezerwowana zgodnie z naszą korespondencją. Trasa rozpoczyna się od spotkania na lotnisku w mieście ___. Numer lotu: ___, przylot o godzinie xx: xx (data). Kierowca zabierze Cię do hotelu, a następnie wszystko będzie zgodnie z programem.

W razie problemów proszę o telefon: _____. Polecam zapisać mój telefon. Chociaż Twoje spotkanie na lotnisku i inne usługi są w pełni potwierdzone, możesz skontaktować się ze mną, jeśli masz jakieś pytania.

Życzę udanej podróży, a nasi pracownicy dołożą wszelkich starań, aby była ona przyjemna.

Potwierdź ponownie numer lotu i czas przylotu.

Pozdrawiam
Imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy.
Dane kontaktowe

Przykładowy list potwierdzający spotkanie biznesowe

Krótki, ale zwięzły list potwierdzający spotkanie biznesowe (wywiad).

Z niecierpliwością czekam na nasze spotkanie, które, jak pamiętacie, to spotkanie w dniu (data). Będę w twoim biurze o (czas) pod (adres), aby spotkać się z tobą lub twoimi kolegami. Dziękujemy za możliwość spotkania.

W razie potrzeby przełóż nasze spotkanie, poinformuj mnie o tym e-mailem lub telefonicznie (telefonicznie).

Pozdrawiam
Imię i nazwisko, stanowisko, firma.

Obejrzyj wideo: #01 Jak wygrać z Windykacją Poradnik - List zwykły (Styczeń 2022).

Pin
Send
Share
Send
Send